Outsourcing ist ein Reizwort, welches bei der Unternehmensführung immer wieder gerne auf offene Ohren trifft: Zu verlockend ist die Vorstellung, Kosten zu senken, Effizienz zu erhöhen und die Qualität zu erhöhen. Bezogen auf die Finanzbuchhaltung geistern viele Berater durch das Land, die Unternehmen zu einem „Outsourcing“ der Finanzbuchhaltung überreden möchten. Und nicht selten endet ein solches Projekt im Chaos. Sehr oft liegt die Ursache darin, dass Prozesse vorher nicht klar definiert waren und kein Bewusstsein darüber herrscht, welche Prozesse überhaupt fähig zum Outsourcing sind und welchen Voraussetzungen es bedarf.

Damit Outsourcing im Finanzwesen zu einem Kosten- und Prozessvorteil werden kann, müssen bestehende Prozesse hinsichtlich ihrer Digitalisierbarkeit geprüft werden: Sind Prozesse digitalisiert, laden Sie dazu ein, virtuell bearbeitet zu werden – und somit ortsunabhängig. Das muss nicht bedeuten, dass diese virtuellen Arbeiten extern vergeben werden: Schließlich gibt es gerade in der Finanzbuchhaltung eine Vielzahl an Vorgängen, die von wenigen gut qualifizierten Buchhaltern erledigt werden sollten.

Vorgänge wiederkehrender und einfacher Natur sind dagegen prädestiniert für eine Fremdvergabe. Ein typisches Beispiel: Ein Unternehmen sucht einen Kreditorenbuchhalter, um die tägliche Rechnungsflut bewältigen zu können. Sofern ein Unternehmen den Bestellprozess und den Rechnungseingang digitalisiert hat, kann die Kontierung und Verbuchung extern erfolgen – vorausgesetzt natürlich, dass Klarheit über die Buchungssystematik herrscht (Kontierungshandbuch!).


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